Mengelola Teknologi Dalam Suatu Organisasi

Ketika datang ke solusi teknologi untuk bisnis Anda, mudah untuk terbawa dengan gadget dan solusi terbaru dan terbaik. Semua orang ingin memiliki hal mengkilap terbaru. Di organisasi yang lebih besar, mengelola teknologi dapat menjadi beban karena permintaan teknologi yang saling bersaing dan menduplikasi. Dibiarkan tidak terkekang, platform teknologi perusahaan dapat menyerupai “mangkuk spageti” dari waktu ke waktu. Sering terjadi, permintaan teknologi baru diajukan tanpa kasus bisnis apa pun untuk mendukung investasi mereka.

Saya adalah pendukung besar untuk https://kheefa.com memiliki pemimpin bisnis non-teknologi yang berperan aktif dalam penentuan solusi teknologi yang digunakan di suatu organisasi. Meskipun penting untuk memasukkan perspektif TI dari sudut pandang antarmuka teknis, memiliki solusi teknologi penggerak personel non-TI sering kali mengarah pada keputusan berdasarkan kebutuhan bisnis organisasi. Dengan demikian, setiap permintaan teknologi akan memerlukan rencana bisnis untuk mendukung investasi.

Formulir Komite Teknologi: Ini adalah awal dari proses persetujuan teknologi Anda. Buat komite teknologi yang mewakili berbagai personel dari departemen lintas fungsi. Pertimbangkan untuk memilih anggota operasi, pemasaran, akuntansi, teknologi, dan keuangan untuk tim ini. Komite ini bertugas menciptakan proses untuk mengirimkan permintaan solusi teknologi untuk organisasi serta memberikan prioritas dan akhirnya, persetujuan permintaan.

Kembangkan Proses Penyerahan: Melekat dalam strategi teknologi yang dipikirkan dengan matang untuk sebuah organisasi adalah mengembangkan proses untuk pengajuan ide. Mengikuti pola pikir “masuk sampah, keluarkan sampah”, mengembangkan proses rinci untuk penyerahan akan membantu menyingkirkan “orang baik yang kaya” dan memfokuskan komite pada solusi nyata dan nyata. Proses ini seharusnya tidak hanya mencakup solusi teknologi yang diidentifikasi, tetapi yang terpenting, kasus bisnis untuk pembenarannya. Untuk proyek yang disetujui dalam antrian, komunikasi bulanan harus dikirim ke organisasi yang merangkum kegiatan komite.

Fokuskan Proyek Anda: Komite teknologi menciptakan fokus di seluruh organisasi. Meskipun akan sangat bagus untuk memiliki setiap iterasi teknologi baru yang dirilis, itu tidak praktis dan mahal. Komite dapat membantu memberikan perspektif tingkat tinggi tentang seluruh perusahaan karena sedang mempertimbangkan semua permintaan. Seringkali, permintaan departemen cenderung dibuat dalam silo, dengan hanya dampak pada departemen yang dipertimbangkan.

Perlu Memiliki Vs. Bagus Untuk Memiliki: Ini adalah masalah besar. Sangat mudah untuk merasa bahwa iPhone 3 menjadi usang segera setelah iPhone 4 dirilis, tetapi ketika teknologi dijalankan oleh panitia, “baik untuk kaya” biasanya gagal karena kurangnya kasus bisnis. Komite memungkinkan organisasi untuk berjalan dengan gangguan yang tidak memihak sehubungan dengan teknologi. Komite tersebut ditugasi untuk meningkatkan ROI pada solusi teknologi dan karena terdiri dari lintas departemen, seharusnya tidak ada proyek “hewan peliharaan”.

Satu Proyek, Gambaran Besar: Saya pernah memimpin komite teknologi di masa lalu dan momen “aha” terbesar bagi saya adalah banyaknya solusi teknologi serupa yang dipresentasikan dari berbagai departemen. Seandainya semua permintaan ini diterima, organisasi akan menghabiskan uang TI secara berlebihan serta menciptakan solusi duplikat untuk masalah yang sama. Komite memungkinkan anggotanya untuk “naik di atas” keributan organisasi dan melihat permintaan teknologi dalam gambaran besar. Tujuan komite adalah untuk memastikan bahwa setiap permintaan yang disetujui dapat diterima oleh perusahaan secara keseluruhan.

Buat Kasus Bisnis: Ini adalah cara terbaik untuk membereskan kekacauan. Tanyakan kepada karyawan apa yang mereka butuhkan dari solusi teknologi dan panitia akan dibanjiri ide. Minta mereka untuk mengajukan kasus bisnis (pembenaran biaya untuk investasi) bersama dengan solusi dan ide mereka berkurang secara signifikan. Kasus bisnis untuk solusi teknologi tidak hanya membantu dalam mengidentifikasi apakah investasi itu sepadan, tetapi juga memaksa penulis untuk memikirkan bagaimana solusi ini berinteraksi dalam platform yang ada.

Analisis Pasca: Terakhir, dengan hati-hati mengukur proforma kasus bisnis terhadap biaya/pengembalian proyek yang sebenarnya tidak hanya membuat pengirim bertanggung jawab, tetapi juga komite. Tujuan dengan analisis pos bukan untuk “memanggil orang”, melainkan memberikan tinjauan keuangan proyek yang tidak memihak. Tanpa jenis pengukuran pasca analisis untuk meminta pertanggungjawaban tim ini, panitia pada akhirnya tidak akan ada gunanya.

 

 

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *